Interna

Hinweise für Vereinsvertreter

Im folgenden werden einige typische Vorgänge beschrieben, die im Alltag bei der Mitgliederverwaltung und Organisation von Lehrgängen anfallen.

Bestellung von Kyudopässen / Prüfungsmarken / Jahresmarken

Neue Kyudopässe oder Prüfungsmarken können jederzeit per E-Mail bei der Geschäftsstelle bestellt werden. Der Versand erfolgt grundsätzlich per Einwurf-Einschreiben, so dass die Sendungen versichert sind und nachverfolgt werden können. Gerne können neue Pässe oder Marken auch bei Lehrgängen persönlich übergeben werden. Bei der Bestellung zusätzlicher Jahresmarken ist zu beachten, dass der KyuVB diese beim DKyuB anfordern muss und die Bestellung daher etwas länger dauern kann.

Die Bearbeitung einer Bestellung erfolgt normalerweise in wenigen Tagen, das kann aber nicht garantiert werden. Gerade bei zeitkritischen Bestellungen (z.B. Prüfungsmarken für geplante Prüfungslehrgänge) daher bitte möglichst 14 Tage im Voraus bestellen. Ist die Teilnehmerzahl zu dem Zeitpunkt noch nicht bekannt, empfiehlt es sich, einfach ein paar Marken mehr zu bestellen (überzählige Marken sind unbegrenzt haltbar und können einfach beim nächsten Lehrgang verwendet werden).

Bei Kyudopässen und Prüfungsmarken kann es sinnvoll sein, in jedem Verein einen kleinen Vorrat anzulegen.

Stärkemeldung

Einmal pro Jahr (meist im August / September) ergeht an alle Vereine die Aufforderung, ihren aktuellen Mitgliederstand per Mail bei der Geschäftsstelle anzugeben (aufgeschlüsselt nach Alter und Graduierung). Die Zahl der gemeldeten Schützen entspricht automatisch auch der Anzahl der Jahresmarken, die der Verein dann zum Beginn des folgenden Jahres erhält.

Aufnahme eines Neumitglieds

Um ein Neumitglied aufzunehmen, wird zunächst ein neuer Kyudopass ausgefüllt (erste Seite). Um den Pass leichter zu unterscheiden, empfiehlt es sich, auch vorne auf den Umschlag den Namen des Schützen zu schreiben. Hat der Verein noch eine Jahresmarke, so kann diese direkt auf der ersten Seite eingeklebt werden, ansonsten muss sie mitbestellt werden. Der Pass wird dann zusammen mit einem Passfoto an die Geschäftsstelle geschickt, dort fertiggestellt und dann zurückgeschickt. Das Beilegen eines Rückumschlags ist nicht notwendig.

Vereinswechsel

Ein Vereinswechsel muss im Kyudopass vermerkt werden (2. Seite) und zunächst vom alten Verein bestätigt werden. Danach wird der Pass zur Geschäftsstelle geschickt und der Vereinswechsel wird dort mit einem Stempel bestätigt. Die Sperrfristen zum Starten bei Wettkämpfen gemäß den Statuten des DKyuB sind zu beachten.